赣西南煤监字〔2010〕56号

关于印发煤矿安全生产技术档案管理基本要求

的通知

各县（区）煤矿安全监督管理部门：

为进一步加强煤矿安全生产技术档案管理工作，现将《煤矿安全生产技术档案管理基本要求》印发给你们，请转发给煤矿督促遵照执行。

附件：煤矿安全生产技术档案管理基本要求

二０一0年十月十三日

附件

煤矿安全生产技术档案管理方案

为了加强煤矿安全生产技术有序管理，实现煤矿安全生产技术管理规范化、标准化和科学化，更好的为煤矿安全生产服务。现制定煤矿安全生产技术挡案管理方案，建议辖区煤矿按照本方案建立或者管理利用好各自煤矿的安全生产技术档案。

一、立  卷

1、煤矿安全生产技术档案立卷归档工作由煤矿办公室、采、掘、通、机电、运输、生产技术、劳资等业务部门负责，共同收集资料立卷归档，由办公室负责集中保存和管理本单位的全部档案。

2、立卷归档工作包括以下内容：

<1>、将办理完毕的文件材料，按归档要求收集齐全准确。文书档案以备份完整文件为一个整理单位，组成“件”；科技档案以一个成套的项目为一个整理单位，组成“卷”；煤矿每个部门档案以一个部门为一个整理单位，组成一个部门一个或多个档案卷。

<2>、归档文件材料的排列

①.一般批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正稿在前，底稿在后；定稿在前，草稿在后；转发件在前，原件在后：案件材料中结论性材料在前，依据材料在后。

②.带有附图或附表的文件材料排列顺序为：文件材料在前，附图、附表在后。若附图小而少时，可与文字材料组合在一起；若附图比较多时，文字材料单独组卷，所附图可根据情况组成若干个保管单位。带有印刷物的文件材料，可视印刷物的情况，与文件材料合并组卷或单独组卷。

③.其他文件材料按重要程度或形成时间先后排列。

④.件、卷内文件材料应按排列顺序遂张编写流水号。编号应使用打号机或钢笔工整书写。文书档案编号在每页文件的正面右上角和反面的左上角，科技档案编号在每页文件的右下角和反面的左下角。编码上或下端于右边或左边各留2厘米距离，双面或筒子页正反面均应编写页码，页码用阿拉伯数字编写。

<3>、归档时间：一般各归档部门应随时将已办理完毕的文件材料，按归档要求交办公室档案部门或专兼职档案人员归档。

<4>、归档手续：文件材料归档时，交接双方当面清点。接收人应在归档移交目录上签字，移交目录由归档人编制，格式可参考归档文件目录格式自行编制。

<5>、己归档的图纸、文件材料，如有废止或更改等情况，承办部门必须及时通知档案部门或专兼职档案人员，并将新图纸等有关材料及时归档。

<6>、各部门负责立卷归档人员应对正在办理过程中的文件材料建立有效的跟踪措施，以确保文件材料的齐全完整。

二、归  档

1、应归档的文件材料必须定期向办公室档案部门移交。各类档案应实行集中统一管理。严禁不归档。

2、属煤矿重要的如固定资产范围内项目和购置大型技术装备的图纸及其文字材料应按有关规定先归档，后借用。

3、煤矿安全生产技术档案归档文件范围详附件。

三、整  理

1、煤矿安全生产技术档案的整理就是将归档文件材料以件或卷为单位，进行装订（或不装订）、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。整理工作由档案管理部门或专兼职档案人员负责。

2、整理工作要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

<1>、装订整理方法：装订即对己编排完毕的文件材料进行固定。装订方法可根据现代技术的发展采用适合本单位情况的做法。装订的“卷”或 “件”，其归档文件材料首页上端的空白位置应加盖归档章并填写相关内容。以“件”为单位装订的档案，不再要卷皮。以“卷”为单位装订的档案，采用软卷皮或档案袋、盒装。

<2>、不装订的整理方法：档案采用不装订方法时，应对“卷”或“件”内的每一页文件材料加盖归档章，然后每“件”档案置于档案袋内。

<3>、各个部门的档案整理方法：一个部门可一个档案卷或多个档案卷，可采用不装订方式。

3、分类和组卷：

以内设机构（即办公室、采、掘、通、机电、运输、生产技术、劳资等部门机构）为基本类别，按照附表《煤矿安全生产技术档案归档文件范围》应有十六个保管单位，可组成十六个“卷”，即A、矿井基本情况：⑴矿井历史，⑵矿井管理，⑶历年来各类图纸，⑷人事和劳资，⑸其他；B、安全监察、监管资料：⑹监察、监管执法文书，⑺安全事故，⑻重要文献；C、矿井安全生产系统资料：⑼矿部安全技术管理，⑽采掘技术，⑾“一通三防”技术，⑿防治水技术，⒀机电运输技术；D、其  他：⒁职业病防治，⒂职工安全保险，⒃治安。某一类文件材料多时，可增加保管单位，档案材料少的，也可将这类档案装入一个盒内。如D、其他，三个类可合为一类，装一盒。

设备仪器档案以“卷”为基本单位，保持科技文件材料的成套性。这部分档案一般采用装订与不装订相结合的方法：即文字材料部分装订，图纸部分不装订。

另外可增设管理和事务类文件按收文和发文两种类别管理，按先后顺序组卷；特殊载体档案类，如档案中含有录音、录像等需特殊保存的材料，可将录音、录像档案单独存放，同时在盒内的备考表中注明。

4、在档案整理过程中，应注意文件材料的动态管理及归档工作。

5、排列与编号

<1>、完成组卷工作后，应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等对“件”或“卷”进行顺序排列，并按封皮要求填写相应的项目，以确定件、卷的排列顺序。

<2>、档案的编号方法采用按年度分类别的编号方法。每类档案采用大流水编号法。

6、编目

<1>、档案人员应将归档文件根据分类方案和所编件号顺序，逐份输入计算机，正式打印出归档文件目录。归档文件目录内容包 括：件号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、备注等。

<2>、归档文件目录一式二份，分别由档案管理人员和归档部门保存。

<3>、归档文件目录应装订成册并编制封面。

7、装盒

归档案卷无论装订与否，均应放入档案盒内保存。档案人员应将归档文件按室编件（卷）号，顺序装入档案盒，并按要求填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。备考表置于盒内文件之后，对该盒各件、卷的归档情况进行说明。

8、整理完毕的档案，质量应符合下列标准：归档文件，齐全完整；归档材料，符合要求；分类清楚，保持联系；卷内排列，系统条理；保管期限准确；卷盒书写，整洁规范；案卷装订，整齐美观；图纸折叠，符合要求。

9、案卷的库房排列应存放有序。一般应按分类编号体例依次排列。个别档案也可根据档案形成规律和利用特点，采取灵活的排列方式，但应做到有规可循，井然有序。

四、利  用

档案的利用可根据煤矿自身要求制定，如：统计分析用、安全生产技术分析和技术指导用、办理煤矿各式各样业务项目用，查阅资料、预备上级部门检查等。

五、附  件

见附表：《煤矿安全生产技术档案归档文件范围》